TaskManager V3 — Benutzerhandbuch

Willkommen beim TaskManager! Dieses Handbuch erklärt dir Schritt für Schritt, wie du die App benutzt.

Inhaltsverzeichnis

1. Erste Schritte
2. Items erstellen
3. Die fünf Item-Typen
4. Dashboard
5. Kalender
6. Liste und Filter
7. Item bearbeiten
8. Status und Priorität
9. Wiederholungen
10. Tags und Links
11. ICE-Priorisierung
12. Teilen mit anderen
13. Import und Export
14. Tastaturkürzel
15. Gespeicherte Filter
16. Bulk-Aktionen
17. Webhooks
18. Einstellungen
19. Telegram-Verbindung
20. Tipps und Tricks
21. Häufige Fragen

Erste Schritte

Anmelden

1. Öffne die App im Browser (z.B. http://localhost:8000)
2. Gib deinen Benutzernamen und Passwort ein
3. Klicke auf Anmelden

Tipp: Beim ersten Start wird automatisch ein Admin-Account erstellt. Das Passwort findest du in den Logs des Servers.

Die Oberfläche

Die App hat zwei Hauptbereiche:

• Dashboard (/dashboard) — Überblick mit Kalender und wichtigen Einträgen
• Liste (/) — Alle Items als Tabelle mit Filtern

Navigationsleiste

Oben findest du die Navigationsleiste mit:

• Dashboard / Liste — Hauptnavigation
• Mehr ▾ — Dropdown mit Import, Filter, Webhooks, Handbuch
• Benutzername ▾ — Dropdown mit Profil, Admin (falls Berechtigung), Theme wechseln, Abmelden

Theme

Klicke auf deinen Benutzername ▾ und dann Theme wechseln, um zwischen Hell und Dunkel zu wechseln.

Items erstellen

Schnellanlage

Am schnellsten geht es über das Eingabefeld oben rechts in der Kopfzeile:

1. Gib einen Namen ein (z.B. "Einkaufen gehen")
2. Wähle einen Typ (Aufgabe, Termin, Ereignis, Erinnerung, Geburtstag)
3. Drücke Enter oder klicke das +-Symbol

Das neue Item wird automatisch geöffnet.

Ausführliche Anlage

Für mehr Kontrolle klicke auf Neues Item in der Navigation und fülle alle Felder aus.

Die fünf Item-Typen

Aufgabe (Task)

• Hat ein Fälligkeitsdatum (optional) — aber kein Start-/Endzeitraum
• Kann verschiedene Status haben: Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Abgebrochen, etc.
• Beispiel: "Steuererklärung machen"

Termin (Appointment)

• Etwas an dem du teilnehmen wirst
• Hat Start- und Endzeit
• Blockiert deinen Kalender — du bist zu dieser Zeit nicht verfügbar
• Auch die Teilnehmer werden blockiert
• Status: Geplant, Bestätigt, Abgesagt, Abgeschlossen
• Beispiel: "Meeting mit Team um 14:00" → Kalender ist reserviert

Ereignis (Event)

• Etwas das stattfindet — egal ob du teilnimmst oder nicht
• Kann ganztägig oder mehrtägig sein
• Blockiert nicht deinen Kalender — es ist eine Information, keine Reservierung
• Kann Teilnehmer haben (aber blockiert diese nicht)
• Status: Geplant, Stattfindend, Abgeschlossen
• Beispiel: "Konferenz vom 15. bis 17. März" → du weißt davon, aber dein Kalender ist frei

Erinnerung (Reminder)

• Einfache Erinnerung ohne viel Metadaten
• Status: Wartet, Ausgelöst, Erledigt, Abgebrochen
• Beispiel: "Abgabetermin am 20. März"

Geburtstag (Birthday)

• Nativ Geburtstags-Typ — kein Workaround mit Tags
• Automatische Altersberechnung und nächster Geburtstag im UI
• Immer ganztägig und jährlich wiederholend
• Status: Aktiv, Archiviert
• Geburtsdatum wird als Kalenderdatum gespeichert (kein Zeitzonen-Offset)
• Erscheint in: Heute, Nächste 7 Tage, Kommende Ereignisse, Kalender-Grid, Telegram-Bericht
• ICS-Export: Als VEVENT mit RRULE:FREQ=YEARLY
• ICS-Import: Kann als 🎂 Geburtstag importiert werden
• Beispiel: "Geburtstag von Anna — 15. Juni 1990"
• Beim Erstellen einfach den Typ "Geburtstag" wählen und das Geburtsdatum eingeben

Übersicht: Welcher Typ hat welche Felder?

Dashboard

Das Dashboard zeigt dir auf einen Blick:

Zusammenfassungsleiste (Summary Bar)

Ganz oben siehst du eine kompakte Übersicht mit den wichtigsten Kennzahlen: - Überfällig — Anzahl nicht rechtzeitig erledigter Aufgaben (rot wenn > 0) - Heute — Was heute ansteht - Diese Woche — Einträge in den nächsten 7 Tagen - Ereignisse — Anstehende Events - Gesamt — Summe aller Einträge

Klicke auf einen Wert, um zur entsprechenden Karte zu springen (Smooth Scroll). Der Reset-Button (↻) setzt die Karten-Reihenfolge zurück.

Karten-Reihenfolge anpassen

Die Dashboard-Karten können per Drag & Drop umsortiert werden:

1. Fasse eine Karte am Titel an
2. Ziehe sie auf eine andere Karte
3. Die Positionen werden automatisch getauscht
4. Die Reihenfolge wird im Browser gespeichert

Leere Karten wandern automatisch nach hinten.

Karten

Smart Cards: - Leere Karten wandern automatisch nach hinten — du siehst zuerst was wichtig ist - Neue Einträge werden mit einem kurzen Leuchten hervorgehoben (Pulse-Animation) - Überfällige Karte zeigt grünen Rand wenn leer (alles gut ✓) - Roter/Blauer/Grüner Linksborderrand kennzeichnet Überfällig/Heute/Beendet - Karten erscheinen nacheinander (staggered FadeIn)

Tipp: Klicke auf eine Karten-Überschrift, um die Karte ein- und auszuklappen. Der Zustand wird im Browser gespeichert und überlebt Reorderings.

Leere Karten

Wenn eine Karte keine Einträge hat, zeigt sie einen professionellen Leeren-Zustand mit SVG-Icon und positivem Text an, plus einen "Neuer Eintrag"-Button für den schnellen Zugriff.

Fremde Einträge (Toggle)

Einträge von anderen Nutzern (fremde Kalender-Einträge) können ein- und ausgeblendet werden:

• Toggle-Button im Dashboard-Bereich zum Umschalten
• Der Zustand wird im Browser gespeichert (localStorage) und überlebt Reloads
• CSS-only: Kein Page-Reload nötig, Einträge werden per CSS ein-/ausgeblendet
• Fremde Einträge haben typ-spezifische Farben mit gestrichelter linker Border:
• Zeitgebundene fremde Einträge: Hintergrund leicht eingedunkelt, gestrichelte linke Border
• Ganztägige fremde Einträge: Invers (farbige Schrift, transparenter Hintergrund)

Kalender

Unter dem Dashboard siehst du einen Monatskalender:

Grundlegendes

• Wochenenden (Sa/So) haben einen dezenten Hintergrund, die Überschriften sind leicht rot getönt
• Heute wird mit einem farbigen Rand und Hintergrund hervorgehoben (nicht nur ein Kreis)
• Einträge erscheinen als farbige Pills mit Typ-spezifischem Hover-Effekt (blau = Ereignis, lila = Termin, grün = Aufgabe, gelb = Erinnerung, pink = Geburtstag)
• Mehrtägige Events werden als farbige Balken über die Tage dargestellt, mit Hover-Schatten
• Klicke auf einen Eintrag um ihn zu bearbeiten
• Hat ein Tag mehr als 5 Einträge, erscheint ein "+N weitere"-Button — Klick blendet die restlichen ein
• Leere Tage werden mit einer dezenten Linie angedeutet

Sortierung

Einträge innerhalb eines Kalendertages sind sortiert nach: 1. Ganztägig zuerst 2. Aufsteigend nach Uhrzeit (Start-/Fälligkeits-/Endzeit gleich behandelt) 3. Innerhalb gleicher Zeit: Termin → Ereignis → Aufgabe → Erinnerung → Geburtstag → alphabetisch

Fremde Einträge

Einträge von anderen Nutzern werden anders dargestellt:

• Zeitgebundene fremde Einträge: Hintergrundfarbe leicht eingedunkelt, gestrichelte linke Border — signalisiert „echter Zeitslot von jemand anderem"
• Ganztägige fremde Einträge: Invers dargestellt — farbige Schrift, transparenter Hintergrund, gestrichelte Border — signalisiert „Kontext-Information, kein Zeitkonflikt"
• Abgelaufene/erledigte fremde Einträge: Zusätzlich abgedunkelt mit Durchstreichung

Navigation

Die Navigation oben bietet: - ‹/› für Monatssprünge - ‹‹/›› für Jahres-Sprünge - Monats-Dropdown zum direkten Wählen - Heute-Button zum Zurückspringen

Zusätzlich per Tastatur (wenn kein Eingabefeld fokussiert ist): - ← / → — Einen Monat zurück/vor - Cmd/Ctrl + ← / Cmd/Ctrl + → — Ein Jahr zurück/vor - Pos1 oder Ctrl+. — Zum aktuellen Monat springen

Quick-Add (Mobile)

Klicke auf den Tages-Header auf Mobile, um schnell einen neuen Eintrag für diesen Tag anzulegen.

Swipe-Navigation (Touch)

Wische auf Touch-Geräten nach links oder rechts, um zwischen Monaten zu wechseln — mit visuellem Feedback und Snap-Back-Animation. Beim ersten Besuch erscheint ein kurzer Hinweis.

Tablet-Ansicht

Auf Tablets (≤768px) wird der Kalender als Agenda-Liste mit Event-Karten dargestellt — heute ist farblich markiert.

Liste und Filter

Die Liste zeigt alle Items als Tabelle.

Filter

Oben findest du eine Filterleiste:

Klicke auf Aktualisieren um die Filter anzuwenden. Mit Filter zurücksetzen werden alle Filter geleert.

Spalten

Die Tabelle zeigt: - Checkbox — Für Bulk-Aktionen - Name — Klickbar zum Bearbeiten - Typ — Farbcodiert - Status — Klickbar zum Ändern (Inline-Edit mit Dropdown) - Priorität — Farbcodiert, klickbar zum Ändern - Start/Due — Datum und Uhrzeit - Tags — Klickbare Tags - Links — Anzahl verknüpfter Links

Inline-Edit in der Liste

Status und Priorität kannst du direkt in der Liste ändern: 1. Klicke auf das Badge — ein Dropdown erscheint mit Animation 2. Wähle den neuen Wert 3. Grün aufleuchtend = gespeichert, Rot aufleuchtend = Fehler 4. Escape = abbrechen, Enter = speichern 5. Toast-Benachrichtigung unten rechts (1.5s)

Item bearbeiten

Klicke auf einen Item-Namen in der Liste um das Bearbeitungsformular zu öffnen.

Navigation

• Zurück — Zur vorherigen Seite
• Aktionen ▾ — Dropdown mit Teilen, Audit-Log, Undo/Redo, Duplizieren, ICS Export
• Löschen — Roter Button (mit Bestätigungsdialog)
• Lade-Indikator (Pulspunkt oben Mitte) während Requests

Grunddaten

• Name — Der Titel des Items (speichert automatisch nach 500ms Pause bei Eingabe)
• Beschreibung — Freitext mit Markdown-Unterstützung (speichert automatisch nach 800ms Pause bei Eingabe)
• Status — Klicke auf das Status-Badge zum Ändern
• Priorität — Wähle zwischen den Stufen (Niedrig bis Blockierend)

Auto-Save

Felder werden automatisch gespeichert:

Du erhältst bei jedem Save visuelles Feedback: - Grün + Glow-Animation: Erfolgreich gespeichert - Rot + Toast: Fehler beim Speichern - "Speichere..."-Indikator: Zeigt aktiven Save an (unten Mitte)

Beim Verlassen der Seite während eines aktiven Saves erscheint eine Warnung, um Datenverlust zu verhindern.

Du kannst jederzeit Ctrl+S drücken, um sofort zu speichern.

Typ ändern

Klicke auf den Typ-Badge (Aufgabe/Termin/Ereignis/Erinnerung/Geburtstag) oben links. Ein Dropdown erscheint mit allen Typen. Nach Auswahl zeigt ein Bestätigungsdialog: - Welcher Typ zu welchem geändert wird - Welche Daten migriert werden (z.B. Fälligkeit → Terminbeginn) - Welche Daten verloren gehen könnten

Feld-Migration bei Typ-Wechsel

Zeitplanung

Die verfügbaren Zeitfelder hängen vom Typ ab:

• Aufgabe: Nur Fälligkeitsdatum (wann muss es erledigt sein?)
• Termin/Ereignis: Startdatum/Zeit und Enddatum/Zeit
• Erinnerung: Nur Fälligkeitsdatum
• Geburtstag: Geburtsdatum (immer ganztägig, jährlich wiederholend)

Auto-Populate: Wenn du das Startdatum bei einem Termin/Ereignis änderst, wird das Enddatum automatisch befüllt (Start + 1 Stunde). Bei Ganztägigen Einträgen wird der gleiche Tag verwendet.

Ganztägig-Toggle: Das Umschalten der Ganztägig-Checkbox formatiert die Datumsfelder automatisch um (mit Uhrzeit ↔ ohne Uhrzeit).

Undo / Redo

Jede Änderung auf der Edit-Seite kann rückgängig gemacht werden:

Undo/Redo funktioniert auch über die Buttons in der Action-Leiste.

Was Undo macht: - Erstellen → löscht das Item (Redo stellt es wieder her) - Bearbeiten → stellt den vorherigen Zustand wieder her - Löschen → stellt das gelöschte Item wieder her

Änderungsjournal

Unten auf der Edit-Seite findest du ein Änderungsjournal (ausklappbar per Klick). Es zeigt: - Welche Felder geändert wurden - Alter → Neuer Wert (farbkodiert, grün = neu, rot = alt) - Zeitstempel jeder Änderung

Das Journal wird im Browser gespeichert (localStorage) und überlebt Seiten-Reloads.

Tags

Tags sind Stichworte die du Items zuweist: - Trenne mehrere Tags mit Komma - Beispiel: projekt-x, wichtig, deadline - Tags werden in der Filterleiste angezeigt - Um einen Tag zu löschen, entferne ihn aus dem Eingabefeld und speichere

Links

Links verknüpfen Items miteinander: - Klicke auf Link hinzufügen im Edit-Formular - Suche nach dem verlinkten Item - Wähle den Link-Typ (Verweist auf, Blockiert, etc.)

Wiederholung

Aktiviere Wiederholung um das Item regelmäßig zu erstellen: - Täglich — Jeden Tag - Wöchentlich — Jede Woche - Monatlich — Jeden Monat - Jährlich — Jedes Jahr (z.B. Geburtstage)

Die App erstellt automatisch neue Vorkommen basierend auf der Regel. Optional: Enddatum setzen, um die Wiederholung zu begrenzen.

ICE-Priorisierung

Drei Dimensionen helfen dir bei der Priorisierung:

Der ICE-Score wird automatisch berechnet und als Prozentsatz (0–100%) angezeigt:

Formel: (I/5)^wᵢ × (C/5)^wᶜ × (E/5)^wₑ × 100

Die Gewichte wᵢ, wᶜ, wₑ sind benutzerspezifisch und können unter Profile → ICE-Gewichte angepasst werden (Default: 1.0). So kannst du z.B. Impact doppelt so stark gewichten wie Ease.

Beispiel: - Impact: 5 (Game-Changer), Confidence: 4 (Daten gestützt), Ease: 3 (Tage) - Gewichte: wᵢ=1.2, wᶜ=1.0, wₑ=1.5 - Score: 25.2%

Status und Priorität

Status ändern

Klicke auf ein Status-Badge in der Liste oder im Edit-Formular. Ein Dropdown erscheint mit Animation. Nach Auswahl: - Grün aufleuchtend = Erfolgreich gespeichert - Rot aufleuchtend = Fehler (z.B. ungültiger Statusübergang) - Toast-Benachrichtigung unten rechts (1,5s) - Escape = Abbrechen (Dropdown schließt, alter Wert bleibt) - Enter = Speichern

Verfügbare Status je Typ:

Priorität

Jede Prioritätsstufe hat einen farbigen Balken links als schnellen visuellen Indikator. Beim Auswählen leuchtet die volle Farbe auf.

Tipp: Fahre mit der Maus über die Stufen um die Beschreibungen als Tooltip zu sehen.

Teilen mit anderen

Teilnehmer hinzufügen

1. Öffne ein Item
2. Klicke auf Teilnehmer
3. Suche nach dem Benutzer
4. Klicke auf Hinzufügen

Teilnehmer können das Item sehen und bearbeiten.

Rechte

Import und Export

ICS-Import

Importiere Kalenderdaten aus anderen Apps (z.B. Google Calendar, Outlook):

1. Klicke auf Import
2. Wähle eine .ics-Datei aus
3. Die App zeigt eine Vorschau aller gefundenen Einträge
4. Wähle die Einträge aus, die du importieren möchtest
5. Klicke auf Importieren

Tipp: Beim Import wird automatisch nach Duplikaten gesucht (basierend auf der UID der Einträge). Bereits vorhandene Einträge werden aktualisiert statt neu erstellt.

Die App erkennt automatisch: - Events → Ereignis - Todos → Aufgabe - Termine → Termin - Geburtstage → Geburtstag (mit jährlicher Wiederholung)

ICS-Export

Exportiere deine Items als Kalenderdatei:

1. Gehe zur Liste
2. Setze Filter nach Bedarf
3. Klicke auf Export (ICS)
4. Die Datei wird heruntergeladen

Unterstützte Typen: Aufgaben (VTODO), Termine/Ereignisse (VEVENT), Geburtstage (VEVENT mit jährlicher Wiederholung).

ICS-Import

Beim Import von .ics-Dateien kann das Ziel-Typ gewählt werden: - Termin / Ereignis / Geburtstag (🎂) - Geburtstage werden automatisch als ganztägig, jährlich wiederholend importiert.

Excel-Export

Exportiere das Dashboard als Excel-Tabelle:

1. Gehe zum Dashboard
2. Klicke auf Kalender exportieren
3. Eine .xlsx-Datei wird heruntergeladen

Enthält: Alle Typen einschließlich Geburtstage (mit Datum und Vorkommen).

Tastaturkürzel

Allgemein

Edit-Seite

Kalender

Hinweis: Die Kalender-Tastenkürzel funktionieren nur, wenn kein Eingabefeld fokussiert ist. Auf Touch-Geräten stattdessen wischen (Swipe).

Gespeicherte Filter

Du kannst deine Lieblings-Filter als schnelle Bookmarks speichern.

Filter speichern

1. Gehe zur Listenansicht und stelle deine gewünschten Filter ein (Suche, Typ, Status, Tags, etc.)
2. Gehe zu Filter in der Navigation
3. Gib einen Namen ein (z.B. "Offene Tasks diese Woche")
4. Klicke auf Filter speichern

Filter anwenden

Klicke auf Anwenden bei einem gespeicherten Filter — die Listenansicht öffnet sich mit den gespeicherten Filtereinstellungen.

Filter löschen

Klicke auf Löschen bei einem gespeicherten Filter und bestätige.

Bulk-Aktionen

Ändere mehrere Items auf einmal in der Listenansicht.

Auswahl

1. Setze die Häktchen in der Tabelle bei den gewünschten Items
2. Oder: Alle auswählen via Checkbox im Tabellenkopf
3. Die Aktionsleiste erscheint oben mit der Anzahl ausgewählter Items

Verfügbare Aktionen

Hinweis: Nur eigene Items können gelöscht oder übertragen werden. Admins haben vollen Zugriff.

Webhooks

Webhooks senden HTTP-POST-Benachrichtigungen an eine URL, wenn bestimmte Ereignisse eintreten.

Webhook erstellen

1. Gehe zu Webhooks in der Navigation
2. Gib die Ziel-URL ein (z.B. https://example.com/webhook)
3. Wähle die gewünschten Events:
4. Item erstellt — Neues Item angelegt
5. Item geändert — Bestehendes Item aktualisiert
6. Item gelöscht — Item entfernt
7. Status geändert — Status eines Items geändert
8. Optional: Gib ein Secret ein (für HMAC-Signatur des Payloads)
9. Klicke auf Webhook erstellen

Verwaltung

• Aktivieren/Deaktivieren: Pause ohne Löschen
• Löschen: Entfernt den Webhook dauerhaft
• Fehlerzähler: Nach 10 aufeinanderfolgenden Fehlern wird der Webhook automatisch deaktiviert

Payload

Der Webhook-Payload ist JSON:

{
  "event": "item.created",
  "item_id": "abc-123",
  "timestamp": "2026-03-23T10:00:00Z"
}

Tipp: Webhooks eignen sich für Integrationen mit Slack, Zapier, n8n oder eigenen Scripts.

Einstellungen

Profil

Klicke auf deinen Benutzernamen oben rechts und dann auf Profil:

• Benutzername ändern
• E-Mail setzen
• Zeitzone ändern
• Sprache ändern (Deutsch / English)
• Passwort ändern
• Änderungsprotokoll — Chronologische Übersicht aller Änderungen an deinen Items
• Scheduler-Status — Telegram-Bot-Status anzeigen (läuft/nicht läuft, Uptime, letzte Fehler)

Sprache ändern

Gehe zu 👤 Profil und scroll runter bis 🌍 Sprache:

• Wähle 🇩🇪 Deutsch oder 🇬🇧 English im Dropdown
• Die Seite lädt sich automatisch neu
• Die Sprachwahl wird gespeichert und bleibt nach dem Login erhalten
• Alle Buttons, Labels, Fehlermeldungen und Menüs werden in der gewählten Sprache angezeigt
• Neue Items und Status werden automatisch in der richtigen Sprache übersetzt

Hinweis: Einige technische Begriffe (UTC, Zeitzonen-Namen) bleiben auf Englisch.

Änderungsprotokoll

Gehe zu 👤 Profil → Änderungsprotokoll, um alle Änderungen an deinen Items zu sehen.

• Zeitraum wählbar: Letzte 7, 30 oder 90 Tage
• Gruppierung: Chronologisch nach Tag → Item → Änderung
• Statistik: Gesamtzahl, eigene vs. fremde Änderungen
• Farbcodierung:
• 🟢 Grün = erstellt
• 🔴 Rot = gelöscht
• 🔵 Blau = Status geändert
• ⚫ Grau = aktualisiert
• Automatische Zusammenfassung: Gleiche aufeinanderfolgende Änderungen (z. B. mehrfach "aktualisiert (Beschreibung)") werden zur spätesten Uhrzeit zusammengefasst
• Item-Link: Klicke auf einen Item-Namen, um es direkt zu bearbeiten

Theme

Wechsle zwischen Hell und Dunkel: - Klicke auf das Theme-Symbol in der Kopfzeile - Oder: Systemeinstellungen nutzen (automatisch)

Admin (nur für Administratoren)

• User-Verwaltung — Benutzer erstellen, bearbeiten, deaktivieren
• Admin-Rechte — Andere Benutzer zu Admins machen

Telegram-Verbindung

Du kannst TaskManager mit Telegram verbinden, um Benachrichtigungen und tägliche Berichte direkt auf dein Handy zu bekommen.

Schritt 1: Telegram-Bot erstellen (einmalig, vom Admin)

1. Öffne Telegram und suche nach @BotFather
2. Sende /newbot und folge den Anweisungen
3. Kopiere den Bot-Token (z.B. 123456:ABC-DEF1234ghIkl-zyx57W2v1u123ew11)
4. Setze die Umgebungsvariable auf dem Server: TASKMAN_TELEGRAM_BOT_TOKEN=dein-bot-token

Schritt 2: Chat-ID herausfinden

Es gibt zwei Wege:

Einfach: Sende /start an den Bot in Telegram. Dann rufe im Browser auf:

https://api.telegram.org/bot<DEIN-TOKEN>/getUpdates

Die Chat-ID findest du unter "chat": {"id": 123456789}.

Alternativ: Nutze den Bot @userinfobot — sende ihm /start und er zeigt dir deine Chat-ID.

Schritt 3: Im Profil einrichten

1. Klicke auf deinen Benutzernamen → Profil
2. Scrolle zum Abschnitt 📱 Telegram-Benachrichtigungen
3. Trage deine Chat-ID ein
4. Klicke auf 📤 Test um die Verbindung zu prüfen
5. Aktiviere Täglichen Bericht aktivieren
6. Wähle die gewünschte Uhrzeit (z.B. 08:00 Uhr)
7. Klicke auf Telegram-Einstellungen speichern

Was du bekommst

Täglicher Bericht

Zur eingestellten Uhrzeit erhältst du eine Telegram-Nachricht mit:

• 🔴 Überfällige Tasks — Was nicht rechtzeitig erledigt wurde
• 📅 Heute — Anstehende Termine und fällige Tasks
• 📆 Morgen — Vorschau auf morgen

Der Bericht wird in deiner eingestellten Zeitzone versendet.

Termin-Benachrichtigungen (global)

Wenn der Server-Administrator den Scheduler aktiviert hat, werden automatisch Benachrichtigungen gesendet, wenn ein Termin oder eine Aufgabe bald fällig ist (Standard: 10 Minuten vorher).

Bericht deaktivieren

1. Gehe zu Profil → Telegram-Benachrichtigungen
2. Entferne den Haken bei Täglichen Bericht aktivieren
3. Klicke auf Telegram-Einstellungen speichern

Um die Verbindung komplett zu trennen, lösche zusätzlich die Chat-ID.

Tipps

• Gruppen-Chat: Du kannst den Bot auch zu einer Telegram-Gruppe hinzufügen. Die Chat-ID einer Gruppe ist negativ (z.B. -1001234567890).
• Mehrere User: Jeder User kann seine eigene Chat-ID konfigurieren — alle nutzen denselben Bot.
• Privatsphäre: Die Chat-ID wird nur lokal auf dem Server gespeichert und nicht geteilt.

Typ-Wechsel mit Feld-Wiederherstellung

Wenn du ein Item von einem Typ in einen anderen umwandelst (z.B. Termin → Aufgabe → Termin), stellt das System verlorene Felder automatisch wieder her.

Beispiel: 1. Du hast einen Termin mit Start 14:00 und Ende 15:30 2. Du wandelst ihn in eine Aufgabe um → start_utc/end_utc werden zu due_utc 3. Später wandelst du ihn zurück zum Termin → start_utc und end_utc werden aus der Historie wiederhergestellt

Das funktioniert für alle Typ-Kombinationen. Das System speichert die Felder beim Wechsel und stellt sie beim Zurückwechseln wieder her.

Handbuch in der App

Klicke auf 📖 Handbuch in der Navigation, um dieses Handbuch direkt in der App zu lesen. Das Handbuch wird als formatierte Seite mit Inhaltsverzeichnis angezeigt.

Tipps und Tricks

Schnell erstellen

Nutze Ctrl+N um sofort im Namensfeld zu landen. Typ wählen, Enter drücken — fertig.

Filter speichern

Aktuell gibt es keine gespeicherten Filter, aber du kannst: - Die URL mit Filter-Parametern als Lesezeichen speichern - Beispiel: /?q=projekt&type=task&status_key=TASK_OPEN

Dark Mode

Die App unterstützt automatisch den Dark Mode deines Systems. Oder schalte manuell um.

Markdown in Beschreibungen

Die Beschreibung unterstützt Markdown: - Fett mit **Text** - Kursiv mit *Text* - Code mit `Code` - Links mit [Text](URL) - Listen mit - Punkt

Strategische Priorisierung (ICE-Scoring)

Was ist ICE?

ICE steht für Impact, Confidence und Ease — drei Dimensionen zur Bewertung von Aufgaben:

• Impact (1–5): Wie groß ist der Nutzen? (5 = maximaler Einfluss)
• Confidence (1–5): Wie sicher bist du, dass es funktioniert? (5 = absolut sicher)
• Ease (1–5): Wie einfach ist die Umsetzung? (5 = trivial einfach)

Gewichteter ICE-Score

Der Standard-Score berechnet sich als: (I/5) × (C/5) × (E/5)

Mit Gewichtungsexponenten kann jeder Admin die Formel anpassen:

Score = (I/5)^wᵢ × (C/5)^wᶜ × (E/5)^wₑ

• wᵢ > 1: Impact wird stärker gewichtet (für strategische Projekte)
• wᶜ > 1: Confidence wird stärker gewichtet (für risikoaverse Organisationen)
• wₑ > 1: Ease wird stärger gewichtet (für Quick-Win-Fokus)

Standard-Gewichte: wᵢ = wᶜ = wₑ = 1.0 (alle gleich wichtig).

Watchlist

Items mit hohem Impact (≥ 4/5) aber Score unter dem Median werden automatisch auf die Watchlist gesetzt. Das sind "schlafende Prioritäten" — wichtig, aber schwer umzusetzbar. Regelmäßig prüfen, ob sich Rahmenbedingungen geändert haben!

Benachrichtigungs-Vorschau (hh:mm)

Im Daily Report wird für jeden User angezeigt, wann der nächste Bericht gesendet wird — berechnet in dessen Zeitzone. Beispiel: "Nächster Daily Report: 08:00 UTC (in 5h 23min, TZ: Europe/Berlin)"

REST-API für KI-Agents

Die App bietet eine vollständige REST-API unter /api/v1/agent/ für automatisierte Zugriffe.

Authentifizierung

Alle API-Endpunkte erfordern einen API-Token (Bearer Token). Den Token findest du unter 👤 Profil → API-Token.

Endpunkte

Pagination & Feldauswahl

• Offset: ?offset=0&limit=50 — klassische Pagination mit Meta (total, offset, limit)
• Cursor: ?cursor=<token>&limit=50 — cursor-basiert für große Datenmengen
• Felder: ?fields=id,name,type,priority — nur gewünschte Felder zurückgeben

Rate Limiting

Alle Endpunkte unterliegen einem Sliding-Window-Limit von 100 Requests pro Minute. Response-Header:

Bei Überschreitung wird HTTP 429 Too Many Requests zurückgegeben.

Dokumentation

• Swagger UI: /docs — interaktive API-Dokumentation
• OpenAPI JSON: /openapi.json — maschinenlesbares Schema
• Link: Im Menü unter Mehr → 📋 API-Doku

Beispiel: Item erstellen

curl -X POST http://localhost:8000/api/v1/agent/items \
  -H "Authorization: Bearer DEIN_TOKEN" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"name": "Neue Aufgabe", "type": "task", "priority": 3}'

Häufige Fragen

Q: Wo ist mein Passwort? A: Beim ersten Start wird ein zufälliges Passwort generiert und in den Logs angezeigt. Oder der Admin kann es zurücksetzen.

Q: Kann ich gelöschte Items wiederherstellen? A: Ja! Auf der Edit-Seite gibt es Undo/Redo (Ctrl+Z / Ctrl+Y). Undo nach dem Löschen stellt das Item wieder her. Die Undo-Historie ist allerdings auf die aktuelle Sitzung begrenzt.

Q: Was passiert wenn ich den Typ eines Items ändere? A: Die App migriert automatisch die passenden Felder (z.B. Fälligkeit → Terminbeginn). Ein Bestätigungsdialog zeigt dir vorher genau, was passiert. Siehe Typ ändern.

Q: Funktioniert die App auf dem Handy? A: Ja, die App ist mobil-freundlich. Alle Bedienelemente passen sich der Bildschirmgröße an. Der Kalender zeigt auf Tablets eine Agenda-Liste, und auf Touch-Geräten gibt es Swipe-Navigation.

Q: Kann ich die App mit anderen teilen? A: Ja, über Teilnehmer. Oder über die REST-API für automatisierte Zugriffe.

Q: Wie exportiere ich meine Daten? A: Über Export (ICS) in der Liste oder Kalender exportieren im Dashboard.

Q: Speichert die App automatisch? A: Ja. Änderungen auf der Edit-Seite werden automatisch gespeichert — Name nach 500ms, Beschreibung nach 800ms, Datumsfelder beim Verlassen. Grüner Glow bedeutet "gespeichert", roter Toast bedeutet "Fehler". Du kannst auch jederzeit Ctrl+S drücken.

Q: Werden meine Tags gelöscht wenn ich das Feld leere? A: Ja. Leere das Tag-Feld und die Tags werden beim Speichern entfernt.

TaskManager V3 — Erstellt mit FastAPI, Jinja2 und ❤️